מעבר למשרד החדש, לא מסתכם רק בבחירת חברת ההובלה המתאימה והעמסת ארגזים וציוד, אלא מדובר על מעבר שכולל בתוכו לא מעט פעולות. על כן, על מנת לבצע את המעבר בצורה הטובה ביותר, יש לבדוק את הפרטים הקטנים, לרכז משימות ולהתחיל להתכונן מבעוד מועד.

להכין צ'קליסט

מעבר למשרד חדש הוא פרויקט גדול בפני עצמו. על כן, יש להצטייד ברשימה מסודרת, מפורטת ומלאה. הרשימה תכלול את כל הסעיפים האלה:

-רשימה של ציוד אותו אתם מעוניינים להעביר מהמשרד הישן לחדש.

-רשימה של ציוד שצריך לחדש.

-רשימה של ריהוט שצריך למשרד כמו, שולחנות משרדיים, כיסאות משרדיים, ספריות לאחסון וכו'

-רשימה של ספקי ציוד, טכנולוגיה, תקשורת וכו'.

בדיקת התשתיות בבניין המשרדים

לפחות שלושה חודשים לפני המעבר, רצוי שתבררו אם בבניין המשרדים, בו נמצא המשרד החדש, יש דרישות שנוגעות לכל הקשור לתחום האבטחה והתקשורת. כמו כן, כדאי גם לבדוק האם המשרד זקוק לשיפוץ, האם יש מספיק שקעים ויציאות תקשורת וכו'.

דבר נוסף שמומלץ לברר לגביו פרטים הוא הניהול והתחזוקה של בניין המשרדים. עליכם לשאול האם יש חברת ניהול משרדים שדואגת לשירותי ניקיון יסודיים ומקיפים, אחראית לטיפול בכל המערכות של הבניין, אחראית לטיפול בנושא התברואה וכמו כן בנושאים נוספים הקשורים לניהול ותחזוקה של הבניין.

לעדכן את כולם שעוברים למשרד חדש

העובדים שלכם הם הראשונים שצריכים לדעת על המעבר. על כן, יש לכנס אותם ולהודיע להם על המעבר בצורה מסודרת. כך הם ירגישו מעורבים בכל התהליך. מעבר לכך, יש גם לשלוח מייל מסודר לכל הספקים והלקוחות. העדיפות היא לשלוח את המייל, חודש לפני המעבר. ניתן לעדכן גם לגבי המעבר הצפוי באתר האינטרנט, בדף הפייסבוק ובכל פלטפורמה בה העסק או החברה פעילים.

לתאם את ההובלה

מומלץ לתאם את היום והשעה עם חברת ההובלה. יש לוודא שכל הציוד והריהוט שרכשתם, יגיעו במועד ההובלה. 14 יום לפני המעבר, מומלץ לעבור על התכנית האדריכלית של המשרד, על המיקומים במשרד בהם ישבו העובדים וכמו כן, יש גם לצור קשר עם חברת המספקות שירותי אינטרנט וטלפוניה (שכן אלו הדברים הבסיסיים לפעילות תקינה).

יום המעבר

יש לוודא שיש נציגים מטעם העסק גם בלוקיישן הישן של המשרד וגם בחדש. יש לדאוג גם שיש עובד או מספר עובדים שיקבלו את המשאיות שאחראיות על העברת המשרד הישן. אגב, במשרד החדש, מומלץ לשים תגיות עם שמות העובדים לצד כל שולחן עבודה וזאת על מנת למנוע אי הבנות וחיכוכים בין העובדים. כך יהיה סדר וכל עובד ידע בדיוק היכן הוא יושב ובהתאם לכך יפרוק את הארגז שלו (אותו ארגז שנארז כחלק מההובלה של המשרד הישן).