בכל משרד וכן בבתי עסק רבים מתחומים שונים יש נטייה לצבור כמות אדירה של ניירת, קלסרים ומידע רגיש שבדרך כלל הוא נשמר בארכיונים של החברה עד 7 שנים ולאחר מכן עובר לגריסה. אלה יכולים להיות: מסמכים משפטיים, מסמכי הנהלת חשבונות, חוזים והסכמים שונים, טיוטות, מידע רגיש אודות לקוחות החברה, תמלולים מודפסים לשיחות, אלגוריתמים/מתכונים או דברים סודיים אחרים ועוד. בדרך כלל יהיה מדובר במידע רגיש, בין אם על החברה, עובדיה או לקוחותיה ולכן חשוב מאוד לשמור על אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר וכך מגרסה למשרד תסייע בנושא זה.

החשיבות של אבטחת מידע בעסק:

לא פעם שמענו על מידע רגיש שנזרק לפח, נפל אל הידיים הלא נכונות וזה השתמש בו נגדנו. תארו לכם למשל חברת עורכי דין שבכל חודש/שנה דואגת להשליך ארגזים שלמים מלאים בניירת לפח המחזור/האשפה. אם הניירת הזו לא עוברת גריסה הרי שיש שם מידע רגיש מאוד כמו תקדימים משפטיים, חוזים, הסכמים, מסמכי הנהלת חשבונות, ראיות שונות לבית המשפט ועוד מידע רב שחברות יריבות יכולות לעשות בו שימוש נגד אותה החברה. גם עבור חברות בתחומים שונים ייתכן ויש מידע רגיש אודות העסק, עובדיו או לקוחותיו ואם הוא ייפול לידיים הלא נכונות זה עשוי לגרום לנזק לא קטן.

סוגי מגרסות למשרד:

כדי לפתור את בעיית אבטחת המידע נהוג לרכוש מגרסה למשרד בה תוכלו להשתמש לצורך גריסת המסמכים לחתיכות קטנות של רצועות או פתיתים וכך הסיכוי שמישהו יוכל לשחזר את המידע, גם באמצעות מערכת ממוחשבת מתוחכמת, הנו שואף לאפס. יש כמה סוגים של מגרסות למשרד עם אפשרויות גריסת מסמכים שונות:

• מגרסה ביתית פשוטה – לרוב תעלה באזור ה200-500 ₪ ותכלול מיכל קיבולת של 20 עד 35 ליטר. מגרסה קטנה שמתאימה גם למשרדים קטנים עם מעט עובדים ומעט ניירת.
• מגרסה משרדית מקצועית – יכולה להגיע גם למחיר של עד 1000-1500 ₪ בעלת קיבולת גבוהה יותר ולרוב גם אפשרויות גריסה נוספות כמו גריסת כרטיסי אשראי, דיסקים וגריסה של כמות דפים גדולה יותר בו זמנית.
• מגרש תעשייתית – תעלה לכם כמה אלפי שקלים ותוכל לטפל בכמויות אדירות של נייר גם בו זמנית וגם מבחינת נפח מילוי של עד 150 ליטר במגרסות הגדולות.

איך נבחר מגרסה למשרד?

כאשר אתם באים לבחור מגרסה למשרד אתם רוצים לקחת בחשבון את רמת אבטחת המידע שאתם צריכים ולפי זה קודם כל לבחור אם אתם רוצים מגרסת פתיתים או רצועות. כמובן שמגרסת פתיתים תגרוס את העמודים לחתיכות קטנות יותר ועם סיכוי אפסי שמישהו יוכל לשחזר את המידע הגרוס. גודל המגרסה, מחירה ואופן התחזוקה השוטף שלה גם כן עשויים להיות פרמטרים המשפיעים על בחירת המגרסה למשרד. לבסוף קחו בחשבון את כמות הדפים שאתם צריכים לגרוס בכל חודש/שנה, את גודל מיכל הקיבולת שאתם צריכים במגרסה, כמות העמודים שאפשר לגרוס בו זמנית ואם את צריכים לגרוס משהו נוסף מלבד נייר.