המשרדים המודרניים מכילים שלל פונקציות טכנולוגיות חדשות לשיפור יכולות העובד, כמו כן המשרדים מאובזרים בפריטי ריהוט המאפשרים תפוקת עבודה טובה., עם התפתחות מעמד העובד ויצירת הסכמי עבודה אישיים, מחלקות השכר נמצאות באתגר מתמיד לחישוב שעות נוספות בתעריפים שונים. מהי מערכת לחישוב שעות ומהם יתרונותיה למשרד שלכם?
מהי מערכת לחישוב שעות ?
מערכת לחישוב שעות היא תוכנה ממוחשבת המאפשרת חישוב שעות עבודה לקבוצות של עובדים ובעלת מסד נתונים פנימי היכול לאכלס עד מאה הסכמים שונים. המערכת מתממשקת למערכות ניהול כח האדם הארגוניות ומסייעת הן לעובד והן למחלקת השכר לעקוב אחר דיווחי כניסה ויציאה, מעקב אחר שעות נוספות עלפי דרגות שונות, הדפסת חיסורים של שעות חודשיות, יומיות ושבועיות, חישובי חיסורים וביטולי חיסורים. כך, חישוב תלוש השכר מתאפשר בצורה המדויקת ביותר ובהתאמה מרבית לפרטי הסכם העובד.
מהם יתרונות המערכת למשרד?
היתרון הראשון: חישוב ממחושב ומדיוק- משרדי הייטק, חברות ביטוח, חברות הנוהגות בהסכמים קיבוציים וחוזים אישיים. חברות יצרניות שאופי פעילותן מאופיין במשמרות, נדרשות למעקב הדוק אחר שעות נוספות. תוכנת חישוב שעות עבודה מאפשרת לחשב את תעריפי שעות הפעילות ותעריפי השעות הנוספות באמצעות ההסכמים שהוזנו בה מראש בהתאם למספר העובד. כך שאם היקף המשרה המלאה מוגדר כתשע שעות ומתוכן תעריף של שעתיים נוספות עומד על מאה עשרים אחוז למחיר שעתי והיתר על מאה וחמישים אחוז למחיר שעתי, המערכת תבצע חישוב אוטומטי של האחוזים בהתאם להעברת הכרטיס של העובד.
היתרון השני: מידע אמין בזמן אמת – כיוון שהמערכת מבוססת על דיווחים אוטומטיים של העברת כרטיס העובד וחישובי השעות מוזנים על פי הסכם העובד, המידע על השכר היומי/ השבועי/החודשי שלו, זמין למחלקת השכר בכל רגע נתון. יתרון זה מאפשר לשלוט על המידע בזמן אמת, לזהות מקרים חריגים, לטפל בהם במהלך החודש ובכך לצמצם עומסים.
היתרון השלישי: גמישות תפעולית- תוכנת חישוב שעות עבודה מותאמת לצרכי הארגון באופן המצליח להתחקות אחר אופי פעילותו. לדוגמה: אם הארגון הגדיר שלאחר השעה עשר בלילה התעריף משתנה למאה ושבעים אחוזים מערך השעתי של העובד, אז הדבר יבוא לידי ביטוי במערכת ויחושב באופן אוטומטי לדיווח הנוכחות של העובד ( עם כרטיס, אצבע, קרבה או כל דרך אחרת עליה הארגון החליט) במידה והעובד לא השלים את מכסת השעות לשכר המערכת מאפשרת אף קיזוזים (גם במקרים של שעות נוספות כל עוד זה אינו נוגד את החוק) וכל זאת בסנכרון מלא עם מערכות המידע של משאבי האנוש בארגון.
לסיכום, מערכת לחישוב שעות מאפשרת לארגונים הנוהגים לפעול בהתאם להסכמי עבודה קיבוציים ואישיים לשלוט טוב יותר במידע, לקבל תמונת מצב עדכנית על היקפי שעות העבודה של הצוותים ולחשב את השכר בכל רגע נתון.
