משרד חדש הוא מקום עבודה שעובדיו צפויים לשהות בו במשך חלק ניכר מהיום. חשוב ומומלץ לרהט אותו באופן שיאפשר קיום סביבת עבודה נוחה ויעילה. נוחות היא תנאי הכרחי בשל הקשר הישיר שלה עם תפוקת העבודה ואיכותה ובראש ובראשונה – עם שמירה על הבריאות והתברואה.
כאשר מדברים על משרד חדש מדברים בראש ובראשונה על ציוד משרדי בסיסי: כיסא, שולחן, חלל עבודה שכל מה שנדרש לביצוע עבודה בו אמור להיות נגיש וזמין, בהישג יד, פשוטו כמשמעו. חשוב שהכיסא יהיה נוח, איכותי, בטיחותי וארגונומי. שניתן יהיה לכוון ולשנות בו את מנח הישיבה ואת הזווית שלה, שייתן תמיכה לאורך כל הגב, שניתן יהיה להזיזו בקלות גם תוך כדי ישיבה עליו.
למשרד חדש נדרשת תאורה מספיקה בכלל ובפינת העבודה בפרט. חשוב שיהיה בו מיזוג אוויר, המאפשר קירור המשרד בקיץ וחימומו בחורף. חשוב שיימצאו בו הכלים והאמצעים לשמור על הניקיון ועל ההיגיינה.
חשוב שתהיה במשרד פינת קפה מרווחת. אחד המכשירים הבסיסיים שאמורים להימצא הוא – בר מים. אחזקה של מיני בר במשרד יגביר את צריכת המים של העובדים במשרד. כל משרד או עסק שמכבדים את עצמם יחזיקו בר מים לרשות העובדים והלקוחות. אך לפני שרוכשים מיני בר מומלץ לעשות סקר שוק קטן ולבדוק איזה בר מים מומלץ למשרד מבין המתקנים המוצעים. מומלץ שיהיה בו גם אפשרות של מים קרים, מים פושרים וחמים להכנת שתייה חמה ומרקים.
משרד חדש אמור להיות אפוא סביבת עבודה נעימה ולמעשה- אזור נוחות. הנוחות נדרשת לא כדי לתפוס שלווה אלא בדיוק ההיפך- להפיק ולמצות את מלוא הפוטנציאל של העובדים. נוחות פירושה לא רק ריהוט נוח, ובראש ובראשונה כיסא שנוח לשבת עליו ישיבה ממושכת, אלא גם וילונות רכים ונעימים, תמונות שמייפות את החלל ומעניקות לו צבע תרתי משמע. כמו כן חשוב שניתן יהיה לאוורר את המשרד ולהאירו, בין השאר, באמצעות זרימת אור טבעי מהחוץ.
חלק מהציוד הנדרש תלוי בסוג העבודה, בהיקפה, במאפיינים הספציפיים שלה. לדוגמה: אם העובדים נחשפים מתוקף תפקידם לחומרים בעלי דרגת סיווג ביטחוני גבוהה, סביר להניח כי במשרד תידרש מכונת גריסה, שבה ניתן יהיה להשמיד את החומרים עם מידע זה לאחר שימוש בו.
לקחת בחשבון מכלול שיקולים
כאשר מדובר על משרד חדש חשוב לעצב אותו באופן מושכל, כשיילקחו בחשבון שיקולים שונים כגון: מקסום התועלת של שטח המשרד על ידי הצבת הריהוט, הציוד והפריטים השונים במקומות שבהם הם לא יחסמו את המעבר, ארונות ומגירות בעלי פרזול איכותי כך שניתן יהיה לפתוח ולסגור אותן באופן קל ובשקט (ללא חריקות ועיכובים).
משרד חדש אמור לאפשר גם למי שבאים אליו- אם כלקוחות ואם כאורחים להרגיש בו נוח. פינת המתנה עבורם תשפר גם את דימוי המשרד בעיניהם.
משרד חדש הוא הזדמנות להיפטר מציוד ישן, שאין בו צורך, לדלל את כמות הניירת, לחדש ולשדרג, ככל שנדרש, את הריצוף. שיפוץ משרד הוא הזדמנות לעשות זאת ולא רק כניסה למשרד חדש.
משרד חדש הוא יציאה לדרך חדשה לכן ודאי לא תזיק גם ברכת הדרך משולבת עם ברכת הבית כששניהם טבועים גם בחותם של מזל טוב ואיחולי הצלחה.
