ציוד משרדי נחשב לחלק אינטגרלי מיום העבודה של כל משרד. למעשה, זוהי אחת ההוצאות המשמעותיות בחיי העסק, כאשר הציוד הנרכש קשור ישירות לאפקטיביות העבודה וסביבת העבודה כולה. במשרדים רבים תוכלו לראות שימוש דל מאוד בציוד, מה שמקשה על העובדים להתנהל בצורה שוטפת. מן הצד השני תמצאו לא מעט משרדים שופעים במלאי משרדי, מעטים ומחקים ועד כמות אינסופית של כסאות משרדיים, מה שמעיד על חוסר הבנת הצרכים המדויקים של המשרד ושיפור צרכי העובדים.

ניהול רשימת מלאי נכונה

ניהול משרדי נכון מסוגל לחסוך כספים משמעותיים. הדרך אליו עוברת דרך רשימת מלאי הציוד הדרוש, דבר שיאפשר לכם לתכנן ולנהל חיסכון בכסף אך גם לוודא שדבר לא חסר. את הרשימה תוכלו ליצור לבד, בהתאם למה שאתם כבר יודעים שחסר כמו הזמנת חותמת למנהלת המשרד או כמות מסוימת של פולדרים. אפשרות נוספת היא כמובן לבדוק עם העובדים מה חסר להם, או אפילו למנות עובד שיהיה אחראי על ריכוז החוסרים של העובדים.

השוואה להזמנות קודמות

אופציה נוספת להזמנת ציוד משרדי בצורה חכמה, היא לבקר את הרכישות שביצעתם בשנה האחרונה. דרך המפרט תוכלו להבין מה נמצא בשימוש מוגבר ובמה אין באמת צורך. כך תוכלו לאתר הרבה פעמים סוגי ציוד מיותרים שהוזמנו שלא לצורך ואין להם הצדקה אמיתית ולגלות מעורבות בכמויות וסוגי הציוד שהוזמנו באמת.

מציאת ספקים מתאימים

במרבית המשרדים, עומדת ההוצאה הרבעונית של הציוד המשרדי על כ-30% מההוצאות, כאשר קיימת אפשרות להפחית את שיעור ההוצאה על ידי מציאת ספקים בעלי תמחור נוח יותר. שימו לב שאתם מתקשרים עם ספקים שמציעים מחירים נמוכים על הציוד שדרוש לכם ולא ספקים שמפגינים הוזלה כללית מסוימת שלא תועיל לכם בסופו של דבר.

האצלת סמכויות

אין ספק שהרבה מוטל על כתפיהם של בעלי העסק לאורך יום העבודה ולכן גם הכנת הזמנה פשוטה לספק הציוד המשרדי עשויה להתגלות כאתגר משמעותי שאין יכולת להקצות לו זמן. לכן מומלץ למנות עובד שיהיה אחראי להזמנת הציוד אחת לתקופה. אותו עובד נמצא בנגישות טובה יותר לשטח וליתר העובדים ומסוגל לקבל על עצמו איסוף דרישות לציוד נדרש, לפקח על ארון הציוד ולשמור על הסדר והסביבה הארגונית. בנוסף אותו עובד יכול להיות קשוב לצרכי העובדים הנוספים במשרד ולהבין האם הם זקוקים לציוד מסוים שייתכן ויהיה כדאי לשלב באופן קבוע בהזמנות הבאות.

הנקודות העיקריות לחיסכון כלכלי

• עבדו עם רשימת ציוד מסודרת – "רשימת מכולת" תאפשר לכם להבין במדויק מה לרכוש ובאיזו כמות וכך תימנעו מהזמנות עודפות או מותרות.
• השוו את ההזמנה הנוכחית לאלו מהשנה החולפת – במבט לאחור תגלו הרבה פעמים ציוד שייתכן ונמצא אצלכם ועדיין לא היה בשימוש, או הזמנות מנופחות מידי שהיה עדיף לקצץ.
• מציאת ספקים בעלי תמחור נוח ומחירים אטרקטיביים – אפשר לנהל מיקוח בהזמנות גדולות.
• העברת האחריות לניהול הציוד על אחד העובדים – העובד רואה היטב את השטח ומסוגל למפות טוב יותר חוסרים וצרכים של העובדים, לספק מענה מיידי לציוד ולהסיר מבעל העסק את ההתעסקות הכרוכה בציוד משרדי.