שיפוץ משרד יכול להיות הזרז שיעניק מהפך לעסק שלכם, ולא רק מבחינה אסתטית. קודם כל, שינוי ממריץ! עם חלל חדש ורענן מעוצב בסגנון חד ומודרני, קשה לעובדים שלא להרגיש השראה או מלאי אנרגיה. השינוי, הוא הזדמנות נהדרת להגברת תפוקת העבודה במשרד, אבל כמובן לא הדרך הבלעדית להשגת מטרה זו.
מנהלים מבקשים בדרך כלל לשפר את התפוקה מבלי להתחשב בעובדים עצמם. מקסימום הם דואגים להעניק מתנות לעובדים לקראת החג הקרוב בתקווה שזה ישפר את המוטיבציה שלהם. עם זאת, העצמת העובדים כדי שיהיו פרודוקטיביים יותר, היא אחת המתנות המשמעותיות ביותר שתעניקו להם, כי היא מאפשרת לעובדים:
- לסיים את העבודה מהר יותר ולשמור על איזון בין העבודה והחיים.
- לחוות פחות מתח שקשור לניהול המשימות שלהם.
- להרגיש תחושת הישג כשהם מגיעים ליעדים ומתקרבים להזדמנויות לשדרוג הקריירה שלהם.
לכן, הגברת תפוקת העבודה במשרד מועילה לצוות שלכם באותה מידה כפי שהיא מועילה ליעדי הביצוע שלכם.
הנה 4 דרכים שיעזרו לכם להעניק לעובדים את מתנת התפוקה:
- לבחור בחידושים עדכניים
העיצוב החדש הוא הזדמנות לנסות מתודולוגיות וטכניקות שונות להפעלת העסק. חשיבה מחודשת על תחנות העבודה של הצוות או על פינת הקפה; ובחינת רעיונות חדשים לעבודה פשוטה וחכמה יותר, צריכות להיות מרכיבים בפרקטיקה השוטפת שלכם.
זה גם דורש שההנהלה וצוות העובדים יוכלו להעריך רעיונות שמתנתקים מהמצב העכשווי ומנסים פתרונות חדשים שמטרתם לשפר את השימוש במרחב ואת התפוקה והיעילות.
- להקפיד על סדר וארגון
משרדים נוטים עם הזמן לצבור רהיטים, ציוד ואביזרים שחלקם כבר לא משרתים את מטרתם. לא משנה עד כמה המשרד שלכם נקי, עדיין הריהוט עשוי להיות שחוק ומוכתם. פינוי העומס המשרדי וסילוק ריהוט מרופט, יכולים להעניק לתדמית המשרד פנים רעננות ולקדם גם את הפריון.
כיוון שכול העובדים משתמשים בארונות האחסון, במטבח או בחדר ישיבות, אזורים אלה הופכים עם הזמן לבלגן. כדי למנוע זאת, יש צורך בגישה צוותית. מעצבי פנים או יועצים בסוגיות פריון, סדר וארגון, יעזרו לכם לסדר מחדש את החלל הקיים באופן היעיל ביותר.
חשוב לזכור, שסביבת עבודה מאורגנת, נעימה ויעילה יכולה לתרום רבות לתפוקת העבודה.
- להכיר בתרומת העובדים באופן משמעותי ולעתים תכופות.
במחקר שנערך ב-2015 נשאלו העובדים מה מניע אותם לבצע עבודה נהדרת.
- 37% דיווחו כי ההכרה בעבודה שלהם והערכתה, היא המניע הגדול ביותר שלהם.
- 13% אמרו ׳כלום, אני מניע/ה את עצמי׳.
- ו-12% אמרו שסביבת העבודה מעניקה להם השראה.
עובדים צמאים להערכה, אבל רק שליש מהם מקבלים משוב חיובי על בסיס קבוע. כדי להניע באמת את חברי הצוות כך שיהיו פרודוקטיביים, חשוב להראות להם שעבודתם מוערכת.
לכן,
- בישיבות הצוות, שבחו את העובדים שהשקיעו מעל ומעבר מאז הישיבה הקודמת.
- בשיחות פנים אל פנים, ספקו משוב חיובי מפורט.
- ערכו מעין טקסים לא פורמליים במהלכם תכירו בעובדים שמצליחים לשמור על תפוקת עבודה טובה באופן מתמשך. אפשר גם לנצל את ההזדמנות ולהעניק מתנות ממותגות לעובדים אלה.
למרות שההכרה בערך העבודה של העובדים היא פשוטה, יש לה השפעה עצומה על המורל ועל הפרודוקטיביות של העובדים.
- לאפשר לעובדים לעבוד פרקי זמן מסוימים ביחידות
עם כל היתרונות שמציעה סביבת עבודה בסגנון open space המעודדת שיתופי הפעולה – היא עלולה להפחית את תפוקת העובדים. לדוגמה, מחקר מצא ש-43% מעובדי המשרד טוענים שהפרעות מצד עמיתיהם הן אחד הגורמים העיקריים לשיבוש התפוקה שלהם.
שיתוף פעולה – הוא נהדר לסיעור מוחות, לבדיקת רעיונות ולפתרון בעיות. עם זאת, עבודה צמודה לעמיתים יכולה להפריע כשהעובד נדרש לבצע משימה פרטנית.
כדי להבטיח שלעובדים שלכם יהיה זמן להתמקד, אתם יכולים:
- להגדיר סטנדרט של sms לעובדים, לפני שמפריעים להם אישית, ולקבוע את הנוהל לפיו אנשים לא נדרשים להגיב ל-sms באופן מידי. זה יאפשר לעובדים להגיע לנקודת עצירה טובה, לפני שיגיבו.
- לקבוע תקן לישיבות שיארכו יותר מ-15-10 דקות. זה ימנע מהעובדים להיסחף ולהפסיק את העבודה לפרקי זמן ארוכים.
- לתת לעובדים לעבוד ביחידות כדי שיוכלו להשלים ביעילות את הפרויקטים, המניעים גם את הצלחת הצוות כולו.
